Att inbjudna mötesdeltagare delegerar och låter kollegor eller underställda komma istället för dem själva på möten förekommer ofta. Det kan ju vara en smidig lösning kortsiktigt för den jäktade inbjudne, men bli ett ganska delikat dilemma för facilitatorn, om stora delar av de inbjudna är nya från gång till gång i en hel mötesserie. Effektiviteten sjunker ganska snabbt när det måste göras omtag ständigt för att alla ska kunna bidra. En annan vy av det hela är att möjligheterna att ta beslut kan minska rejält och därmed försena viktiga skeenden som sänker organisationens produktivitet. Men vad göra åt detta då?
Det kanske mest effektiva är att redan i inbjudan vara tydlig med roller på mötet och förtydliga varför var och en är inbjuden och hur det är tänkt att de ska bidra. Det går också bra att särskilt uttala i inbjudan att om du av någon anledning inte kan komma – meddela omgående vem som ersätter dig. Får du signal i förväg går det alltid att ringa upp och säkerställa vilka mandat ersättaren har etc. Om det är en hel mötesserie som samma gäng ska träffas är det väldigt bra att också under varje möte påtala vikten av att samma personer deltar hela vägen genom processen. Men det brukar inte behövas om du under första mötet fick det att kännas så värdefullt och givande för deltagarna att komma och bidra, deras kreativitet stimulerades och kanske rent av var roligt!!!! Då är jag säker på vems möte som kommer prioriteras nästa gång:-)
Njut av nationaldagens ledighet i morgon!
/Maria
PS. Kolla in bilden nedan på första härliga superduktiga gänget diplomerade facilitatorer som lyfte denna fråga på fördjupningskursen och nu kan allt om den och väldigt mycket mer:-)
