Virtuella möten är numera lika vanliga som fysiska möten i många organisationer. Den här gången delar vi med oss av vår studie inom området och erfarenheter kring det. Bland annat i en podcast som Facilitatorhuset medverkar i.
Många använder virtuella möten via telefon, webb, video, för att minska tid för resor. Ett telefonmöte kan absolut vara spara tid när det gäller korta informations- och avstämningsmöten. Långa eller många telefonmöten på rad däremot sänker fokus och ökar tolerans dramatiskt för tidstjuvar som sen ankomst, mute-knapp-trassel, störande bakgrundsljud, kaffehämtning, toalettbesök och mailläsning. Känner du igen dig?
Ett webbmöte rätt använt kan vara riktigt effektivt. Deltagarna kan engageras verbalt, visuellt och dokumentationen kan vara klar i samma ögonblick som mötet avslutas. Men kunskapen är generellt sett väldigt låg och potentialen används ofta inte fullt ut.
Vad kan man göra då för att skapa effektiva virtuella möten?
De vanligaste felen är samma som för fysiska möten, det vill säga det saknas tydligt mål och syfte med mötet, att deltagarna inte har förstått sin roll och hur man ska bidra i mötet. Tekniken i sig kan strula och ovana deltagare hamnar lätt i kläm – så stäm av innan mötet! Telefonmöten bör hållas korta. Anropa deltagare med namn först och ställ sedan frågan (Kalle, kan du…). När det gäller webbmöte så rekommenderar vi starkt att lära sig de funktioner som finns i verktyget för att öka interaktivitet! De allra flesta webbverktyg har funktioner för brainstorming, pollar, bild på deltagare och med hjälp av dessa funktioner kan även den mest tystlåtne engageras!
Läs gärna vår rapport om virtuella möten
Digitalisterna är en podcast från Telia Företag med Kjell Eriksson och Daniel Stark. Kjell och Daniel diskuterar digitala lösningar för företagare som vill hitta nya sätt att arbeta. Lyssna gärna på sändningen om Möten i molnet där Pia Villför Larsson från Facilitatorhuset blir intervjuad.
http://itunes.apple.com/se/podcast/moten-i-molnet/id1048972061?i=356411056&mt=2